Hoy día muchas de las pequeñas y medianas empresas continúan trabajando su información con prácticas básicas y burocráticas, perdiéndose de grandes bondades que brinda la nube y todas esas herramientas que han incursionado con el objetivo de compartir y trabajar archivos de una forma eficiente y ágil.
Contar con información relevante en todo momento puede renovar a tu negocio, disminuir los tiempos de respuesta frente a clientes potenciales y tomar mejores decisiones.
Utilizar la nube ha dejado de ser un lujo, sus ventajas son infinitas y la eficiencia puede poner a cualquier negocio en inmejorables posiciones. Con ventajas como trabajo remoto, protección al medio ambiente y reducción de costos es un gran aliciente para valorar el uso de la nube en cualquier Pyme o empresa que está decidida a iniciar con el pie derecho.
La mayoría de estos servicios se han vuelto muy fáciles de utilizar y bastante amigables en su interfaz y plataformas, pues ya cuentan con aplicaciones y software para cada sistema operativo, por lo cual no existirá inconveniente en utilizarlo desde y en cualquier lugar.
Acceder, compartir y trabajar archivos en tiempo real beneficia a las empresas y a su operación interna notablemente. Utilizando este tipo de aplicaciones que brindan grandes y seguras soluciones para evitar intercambiar información interna por medio de correo electrónico y otro métodos convencionales.
En muchísimos casos los costos de estas aplicaciones se han reducido a un 90% evitando gastos de servicios de Red Privada Virtual (VPN por sus siglas en inglés) y mantenimiento de servidores en sitio. Para las empresas pequeñas que cuentan con poco capital y se han olvidado de invertir en soluciones para compartir archivos, esto ya no debería de ser un impedimento para su crecimiento, ni interpretarse como un gasto corriente, hablamos de una inversión.
Basta con tener en cuenta algunos de los siguientes puntos para comenzar a posicionar tu negocio un paso adelante de tu competencia:
Primero que nada tienes que quitarte el miedo. Es bueno que cuides y le des mucho respeto e importancia a tu información, pero recuerda que entre más ágil sea esta, más ágil será tu negocio. Dale vida y cuídala inteligentemente.
Asesórate y date tiempo para investigar, leer y estudiar que ofrece cada servicio. Seguramente encontrarás uno a tu medida y, principalmente, a la medida de tu negocio por lo que es importante contemplar información relacionada con el sistema operativo, capacidades de los equipos, cantidad de usuarios y capacidad de estos para comenzar este nuevo camino.
Recuerda que la mayoría de los servicios en la nube tienen un costo por usuario, por lo que no olvides hacer bien las cuentas de todos los involucrados en este nuevo proceso al momento de hacer tu números. Puedes comenzar con un pequeño grupo o equipo, pero tu meta está en proveer esta herramienta a toda la empresa.
Selecciona a un líder de equipo, alguien que se involucre y con quién comiences a lanzar este nuevo sistema. Es la persona que te ayudará a sensibilizar a los demás y sobre todo a cimentar las ideas y nuevos caminos de la información en tu negocio.
Muchos servicios, como Google Apps, cuentan con aplicaciones para trabajar archivos y documentos en tiempo real. Define qué es lo que necesitas: herramientas o simplemente un espacio para acceder en cada momento. Ir a la segunda fase de la nube, en la cual ya puedes trabajar en equipo y no solamente utilizarla como un espacio de almacenamiento sería un gran avance dentro de una misma implementación.
Cuidar la información interna conlleva a un estudio necesario de ¿qué? y ¿A quién? se comparte. Todos los servicios en la nube cuentan con candados, permisos y carpetas para definir entre quién y con quién se comparte, quién puede ver, editar o compartir.
Es importante revisar si la compañía que te dará ese servicios provee de estadísticas y auditoría en el uso, modificación y manipulación de los archivos. Esto es necesario por si en algún momento existiera fuga de información.
Siempre vale la pena revisar los términos y condiciones en cuanto a qué uso le darán a tu información estas empresas. Por ejemplo en Evernote existen las “Tres Leyes de Protección de Datos”: tus datos te pertenecen, tus datos están protegidos y tus datos son transferibles; es decir que no se compartirá tu información, tu información será resguardada y cuidada, y podrás transferirla a otro sistema si en algún momento deseas dejar esa aplicación.
Capacítate y capacita a tu equipo para que saquen el mayor provecho de cada herramienta y servicio. No escatimes en esta parte, pues podrías terminar pagando un servicio al que solo le des un 20% de uso en su capacidad.
Revisa la información técnica, consumo de datos móviles y necesidades que requiere cada equipo para estar preparados, trabajar con archivos e información de esta forma requiere siempre de una conexión a internet. Si algunos miembros del equipo trabajan de forma remota tendrán que contar con conexión de datos.
Existen grandes beneficios al darle vida a tu información, atreverse a utilizar la nube es mejorar tu negocio y beneficiar a tu equipo de trabajo.
Cambiar las ideas burocráticas del manejo y comunicación de datos es algo que muchas empresas ya han hecho y les ha dado un valor agregado. Este tipo de empresas, así como los proveedores de estos servicios, que día a día se suman y mejoran, no podrían estar equivocados.
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